1,500명 행사를 단 2명이서 가능한 비결

행사 대행사 여러분, 성공적인 행사 기획과 운영에 대한 궁금증이 많으시죠? 오늘은 HCI 학회의 정재현 대표님을 모시고 그 비결을 들어보는 시간을 가졌습니다. 2013년부터 2024년까지 HCI 학술대회를 주최하고 다양한 학회 활동을 이끌어오신 정 대표님의 노하우를 여러분께 전해드립니다.

정재현 대표님, HCI 학회에서의 활동과 성장 과정에 대해 소개 부탁드립니다.

안녕하세요, 저는 정재현입니다. 저는 2013년부터 2024년까지 HCI 학회 학술대회의 주최와 운영을 맡아왔으며, 다른 학회에서도 활발히 참여하고 있습니다. HCI 학회는 휴먼 컴퓨터 인터랙션(Human-Computer Interaction)을 연구하는 학회로, 다양한 컨퍼런스와 교육 프로그램에 참여하고 있습니다. HCI 학술대회는 처음에는 강원도의 스키장에서 소규모로 시작했지만, 현재는 UIUX 분야에서 학생과 일반인들이 많이 참여하는 대규모 행사로 성장했습니다.

"처음에는 소규모로 시작했지만, 현재는 대규모 행사로 성장했습니다."

1,500명 규모의 행사를 단 2명이서 성공적으로 운영할 수 있었던 비결이 무엇인가요?

"가장 중요한 요소는 효율적인 시스템 도입입니다. 우리는 콩콩프렌즈를 적극 활용해서 많은 작업을 자동화하고, 소수의 인력으로도 대규모 행사를 원활히 운영할 수 있었습니다. 예를 들어, 자동화된 등록 시스템을 도입해 참가자 등록과 입장 절차를 자동화함으로써 인력 부담을 크게 줄였습니다. 또한 디지털 경품 추첨 시스템을 도입해 현장에서 실시간으로 경품 추첨을 진행할 수 있었습니다."

대규모 행사를 성공적으로 진행하기 위한 예산 관리와 인력 운용에 대해 말씀해 주세요.

대표와 국장 두 분이 큰 행사를 성공적으로 진행할 수 있었던 이유는, 예산 한정 속에서도 수익을 고려한 계약 체결과 효율적인 인력 운용 덕분입니다. 예산이 제한된 경우에는 운영과 후원 영업을 통해 지속 가능성을 유지했습니다. 일부 인력을 아르바이트로 활용하며, 이벤트 테크놀로지를 도입해 스마트하게 작업을 처리했습니다. 이러한 접근 방식이 행사의 성공적인 진행에 큰 도움이 되었습니다.

"예산 한정 속에서도 수익을 고려한 계약 체결과 효율적인 인력 운용이 성공의 비결입니다."

행사 운영 시 대화 시스템과 참여 기법에 대해 말씀해 주세요.

행사를 성공적으로 운영하기 위해 참여자들과의 대화가 중요합니다. 사전 준비가 없으면 Q&A나 질문이 원활히 이루어지지 않을 수 있습니다. 한국인들은 질문을 하기 꺼려하기 때문에, 실시간으로 질문을 받고 대답하는 경향이 증가하고 있습니다. 이는 상당한 준비와 고민이 필요한 일이며, 행사의 만족도를 높이는 데 기여합니다. 또한, 참여자들이 기대하는 이벤트 경험은 행사의 성패에 큰 영향을 미칩니다.

"실시간으로 질문을 받고 대답하는 경향이 증가하고 있습니다. 이는 상당한 준비와 고민이 필요한 일입니다."

이벤트 경품 추첨의 디지털화에 대해 설명해 주세요.

경품 추첨은 디지털화되어 이벤트 시스템을 도입한 후 현장에서 남아 있는 참가자를 대상으로 진행됩니다. 다양한 방식으로 진행되는 이벤트 경품 추첨은 주목도를 높이고, 만족도를 상승시킵니다. 디지털화와 행사 운영의 결합은 원활한 진행과 매끄러운 마무리에 큰 도움이 됩니다. 앞으로도 교육 콘텐츠 생산 및 행사 기획에 집중할 계획입니다

"디지털화와 행사 운영의 결합은 원활한 진행과 매끄러운 마무리에 큰 도움이 됩니다."

“비용 절감을 위해 시스템 도입을 고려해야 하며, 기존 관행을 벗어나 긍정적인 접근을 통해 참여자 만족도를 향상시킬 수 있습니다.”

행사 기획에서 하이브리드 방식의 중요성과 변화에 대해 말씀해 주세요.

코로나 팬데믹의 영향으로 행사 운영 방식이 하이브리드 방식으로 변화하고 있습니다. 행사는 이제 온라인, 오프라인, 하이브리드 행사를 함께 고려하여 기획해야 합니다. 참여자 중심의 시대에서 기획 시 참여자 만족과 새로운 경험을 고려해야 합니다. 행사 퀄리티를 높이기 위해 주최자의 의도와 참여자의 선호도를 고려하면서도, 새로운 시스템을 도입하여 참여자 만족도를 높이는 노력이 필요합니다.

"참여자 중심의 시대, 기획 시 참여자 만족과 새로운 경험을 고려해야 합니다."

행사 대행 기획자들에게 어떤 조언을 해주고 싶으신가요?

준비와 실행 시뮬레이션이 매우 중요합니다. 다양한 경험을 통해 얻은 통찰이 큰 도움이 되며, 전문 영역을 효율적으로 분배하기 위해 시스템화가 필요합니다. 타 행사에서 매력적인 포인트와 공유해야 할 부분을 파악하고, 실제 사례를 통해 도입하는 것이 중요합니다. 시스템화된 실행 방법과 다양한 관점을 도출하는 것이 행사의 성공에 기여할 수 있습니다.

"준비와 실행 시뮬레이션이 매우 중요합니다. 다양한 경험이 큰 도움이 됩니다."

학술대회의 등록 시스템 개선 과정에 대해 설명해 주세요.

학술대회 발표는 최첨단 기술을 사용하지만, 행사는 아날로그적으로 진행되는 경우가 많습니다. 예산을 효율적으로 활용하기 위해 다양한 방법을 고안했으며, 참석자 등록 및 안내, 청소, 강의 등을 원활하게 하기 위해 혁신적인 등록 시스템을 도입했습니다. 이를 통해 전반적인 행사 진행 품질을 향상시키고, 참가자들의 만족도를 높일 수 있었습니다.

"참가자들의 만족도를 높이기 위해 혁신적인 등록 시스템을 도입했습니다."

HCI 행사의 성공을 위해 어떤 전략이 필요할까요?

HCI 행사는 사람 간의 소통이 중요한 행사입니다. 사람들을 이해하고 분석하는 것이 중요하며, 참가자들의 연령, 전공, 관심사를 파악하여 프로그램을 구성해야 합니다. 어린 아이들이 대상인 경우 놀이와 활동을 강조하고, 학술 대회에서는 진지한 내용을 선호하는 프로그램을 준비합니다.

"사람들을 이해하고 분석하는 것이 중요합니다. 참가자들의 연령, 전공, 관심사를 파악하여 프로그램을 구성해야 합니다."

행사 대행사와 클라이언트 간의 소통이 중요한 이유는 무엇인가요?

행사 대행사와 클라이언트 간의 상호 합의가 중요합니다. 클라이언트의 기본 의도를 이해하고, 전문가의 조언을 수용하는 것이 필요합니다. 비용 절감을 위해 시스템 도입을 고려해야 하며, 기존 관행을 벗어나 긍정적인 접근을 통해 참여자 만족도를 향상시킬 수 있습니다.

"클라이언트의 기본 의도를 이해하고, 전문가의 조언을 수용하는 것이 필요합니다."

데이터 기반 행사 기획의 혜택에 대해 설명해 주세요.

A: 편리한 등록 시스템 도입으로 많은 사용자 데이터가 디비에 저장됩니다. 이는 향후 행사 기획에 도움을 줄 정확한 참여 정보를 제공합니다. 클라이언트나 주최측을 설득하는 데 수치화된 데이터가 큰 도움이 됩니다. 데이터 기반의 기획은 행사 진행을 돕고, 성공적인 마무리를 할 수 있게 해줍니다. 이를 통해 지속적으로 HCI 학술대회를 개최하는 이유입니다.

"데이터 기반의 기획은 행사 진행을 돕고, 성공적인 마무리를 할 수 있게 해줍니다."

맺음말

정재현 대표와의 인터뷰를 통해 행사 운영의 중요성과 다양한 팁을 얻을 수 있었습니다. 성공적인 행사를 위해서는 철저한 준비와 데이터 활용, 시스템 도입이 필수적입니다. 다양한 행사를 경험하며, 새로운 아이디어를 도입하여 더 나은 행사를 기획해 보세요. 행사 대행사 여러분, 오늘의 인터뷰가 여러분의 업무에 도움이 되길 바랍니다.

행사 기획과 운영의 비결, 이제 여러분의 차례입니다. 성공적인 행사를 위해 정재현 대표님의 조언을 기억하며 한 걸음 더 나아가세요!

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